Prérequis : avoir l’autorisation d’envoi donné par l’administrateur du système.
Afin de ne pas avoir à gérer une messagerie supplémentaire et de ne pas revoir tous les messages destinés à l’association, il est possible de :
- Faire parvenir à des destinataires des mails venant de la messagerie contact@forumprojetsdd.org
- Recevoir sur votre messagerie personnelle les réponses à vos mails reçus
Cette solution permet :
- A vos destinataire d’identifier rapidement que le mail provient d’une personne de l’association
- A plusieurs membres FPDD, d’échanger avec les destinataires avec la même adresse.
- D’assurer la continuité des échanges en cas de changement de l’expéditeur
- Garder un historique des échanges au sein de l’association
De plus cette adresse permet au destinataire d’identifier clairement que pour échangez au nom de l’association.
Etapes pour écrire un mail FPDD :
1. Phase préparatoire
– Ecrire un mail à mail@forumprojetsdd.org avec dans le contenu la liste des emails à qui vous souhaitez envoyer séparé par une virgule. Dans le cas où vous voulez mettre des personnes en copie, il suffit de mettre + à la place de la virgule.
– Vous pouvez mettre le titre du mail maintenant ou lors du point 3.
– Attention, mettez déjà un titre car le mail de retour peut être dirigé vers les spams.
Exemple : toto@sfr.fr,tata@orange.fr+papa@lune.fr,mama@soleil.fr
2. Réception d’un mail en retour
– Vous allez recevoir en retour un mail avec toutes les adresses que vous avez entrer sous le format mail+xxxx#xxx.xx@forumprojetsdd.org.
– Pensez à supprimer l’historique du mail reçu
Exemple : l’email de toto@sfr deviendra mail+toto#sfr.fr@forumprojetsdd.org
3. Rédaction du mail
– Reprendre ce mail reçu et faire « Réponde à tous »
– Vous devez juste rédiger votre email sans vous soucier des adresses et l’envoyer.
– Le mail sera rerouté vers les bons destinataire via la messagerie contact@forumprojetsdd.org qui recevront le mail avec [FPDD-<votre nom déclaré sur le site collaboratif>] pour identifier l’expéditeur.
4. Mail de vérification
Après envoi, vous recevrez, en copie cachée, le mail que vous avez envoyé identique à celui que va recevoir le ou les destinataires.
Voici pour le mail envoyé précédemment, ce que recevra le ou les destinataire :
5. Réception de la réponse
Dès que l’un des destinataire renverra la réponse à l’adresse contact@forumprojetsdd.org, vous recevrez immédiatement ce message sur votre messagerie personnelle avec les adresses en mail+xxx@forumprojetsdd.org.
6. Suite des échanges
Répondez normalement aux messages reçus sans vous soucier de la liste des destinataires que le robot va gérer.